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Règles d'écritures d'abréviations courantes

11/29/2017

La typographie vise à faciliter la lecture tout en la rendant harmonieuse, raison pour laquelle un certain nombre de règles a été établi afin d’éviter certaines erreurs courantes qui reviennent régulièrement, notamment lorsqu’on a recours à certaines abréviations.

Celles-ci étant utilisées régulièrement – voire quotidiennement -, autant veiller à les écrire correctement.

Voici donc quelques rappels… qui je l’espère vous seront utiles :

Les sigles s’écrivent en lettres majuscules et en règle générale sans point entre les différentes lettres (Ex. : ONG).

Etc. (du latin et caetera) et non "etc…" : soit on place l’abréviation, soit des points de suspension, mais pas les deux !
M. et non "Mr." : abréviation de Monsieur, "Mr" étant l’abréviation de Mister en anglais
Mlle et non Melle ou Mle : abréviation de Mademoiselle
1er, 1re, 2e… et non 1ère, 2ème …
n° et non "nr" ou "N°"
N.B. (du latin nota bene) et non NB ou N-B.

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Emploi des locutions latines dans les notes de bas de page

8/21/2017

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Au cours de la rédaction de votre mémoire, TFE, thèse… vous serez amenés à devoir citer vos références.

Pas toujours simple de savoir comment les écrire de manière correcte !

Nous nous penchons ici sur la manière adéquate de citer les mentions les plus fréquentes : Ibid. (Ibidem), Id. (Idem) et op. cit. (opero citato).

Comment les utiliser à bon escient ?

Ces mentions s’écrivent en minuscules et en italiques (comme toute locution latine citée dans un texte).

Ibidem (ou Ibid.)

Est utilisée quand on cite un livre repris à la note précédente
MAIS avec un numéro de page différent.

Exemple : vous êtes à la note 9 et à la note 8 vous citez le même livre, même auteur MAIS pas la même page !
Note 8 : Y. De Cordt, L’égalité entre actionnaires, Bruxelles, Bruylant, 2004, p. 816.
Note 9 : Ibidem, p. 824.

Jamais de nom d’auteur ni de titre d’ouvrage !

Idem (ou Id.)

Utilisée dans le même cas qu’Ibid.
MAIS avec un numéro de page identique à celui de la note précédente.

Exemple : vous êtes à la note 9 et à la note 8 vous avez le même livre, même auteur ET même numéro de page.

Note 8 : Y. De Cordt, L’égalité entre actionnaires, Bruxelles, Bruylant, 2004, p. 816.
Note 9 : Idem.

Op. cit.

Utilisée quand on cite un livre auquel on a déjà fait référence précédemment.

MAIS pas à la note précédente

Exemple : vous êtes à la note 28 et vous faites référence au même ouvrage que celui cité à la note 8. Vous aurez :

Note 8 : Y. De Cordt, L’égalité entre actionnaires, Bruxelles, Bruylant, 2004, p. 816.
Note 28 : Y. De Cordt, L’égalité entre actionnaires, op. cit., p. 824.

Besoin d'aide pour la vérification de vos note de bas de pages ou la relecture de votre mémoire, TFE... ? Email

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Il y a correcteur et… correcteur !

8/11/2017

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Une fois n’est pas coutume, petit « pétage de plomb » quant au métier de correctrice que j’affectionne tout particulièrement.

Étudiants, vous êtes nombreux en cette période à faire relire votre mémoire, travail de fin d’études, etc.

Excellente initiative ! En effet, pour assurer la qualité d’un écrit, mieux vaut le soumettre à une personne qualifiée qui portera sur votre travail un regard extérieur et décèlera les coquilles que vous ne voyez plus à force de le lire, de le relire et de le re-re-lire !

MAIS attention !
Nombreuses sont les personnes qui s’improvisent correctrices, relectrices… sous prétexte qu’elles maîtrisent bien le français ! C’est comme si je me disais : « Je cuisine bien… je pourrais ouvrir mon restaurant ! »

NON !
Être correctrice c’est plus que corriger les fautes d’orthographe !
Quand je relis un travail, je m’efforce de corriger les erreurs de syntaxe en veillant bien entendu à ne pas dénaturer l’écrit du rédacteur mais également à ce que les règles de typographie soient respectées (uniformisation des titres, des termes utilisés, coupures de pages et de fins de ligne adéquates…).

BREF
Pour être une bonne correctrice, il est important :

D’avoir une orthographe irréprochable,
De maîtriser parfaitement les règles de grammaire,
De connaître sur le bout des doigts les règles de typographie,
De prendre le temps de faire des recherches pour vérifier l’adéquation de certains termes utilisés,
D’être à même de ponctuer à bon escient (on ne ponctue pas au rythme !).

Je terminerai en attirant votre attention sur les tarifs pratiqués !
Plutôt que d’essayer d’obtenir le tarif le plus bas possible (ce qui est tout à fait compréhensible, les budgets des étudiants étant souvent limités) assurez-vous de la compétence de la personne qui se penchera sur votre travail et ne prenez pas le risque de soumettre à votre promoteur un mémoire dont la qualité laisserait à désirer !

À bon entendeur…

Cathy Testelmans

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Concours de dactylographie via internet - 2017

3/21/2017

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Vous êtes secrétaire, assistant(e) administrati(f)ve
Vous aimez les défis ?

C'est l'occasion de vous mesurer à des professionnels en participant au Championnat international de vitesse de frappe au clavier qui se déroulera du lundi 17 avril au mardi 9 mai 2017.

Plus d'informations sur le site d'Intersteno International.

A vos claviers...

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Rédiger un courriel incitant votre destinataire à y répondre

12/6/2016

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La plupart d’entre nous reçoivent quotidiennement des emails en tout genre. Comment faire en sorte que le vôtre soit lu et ne soit pas placé directement dans la corbeille sans même avoir été ouvert ?

Voici quelques conseils pour sa rédaction qui augmenteront vos chances d'obtenir une réponse :

1/ Indiquez dans le titre « Réponse attendue » plutôt que de reprendre cette mention à la fin du mail proprement dit.

2/ Changez le titre du mail si le sujet change
Exemple : au début de vos échanges avec une personne X, le mail portait sur l’événement Y du 24 décembre 2016.
Au fil des réponses, vous en venez à parler plus précisément de la disponibilité de l’orateur Z.
Modifiez le titre en fonction de l'évolution du contenu !
Cela vous permettra entre autre de retrouver aisément l’information dans le futur.

3/ Soyez bref !
Rien de plus décourageant que de recevoir une tartine de 3 pages qu’il faut relire trois fois pour en dégager l’essentiel !

4/ Rendez votre texte agréable à lire
Veillez à ce qu’il soit structuré par des tirets d’énumération (bullet points)
Utilisez le gras ou l’italique pour mettre certains points en évidence.

5/ Ciblez adéquatement le moment de l’envoi
Usez de stratégie quant au jour ou au moment de la journée auquel vous déciderez d’envoyer votre mail.
Il semblerait que les mails envoyés entre 6 et 7h du matin ou les mardis, mercredis ou jeudis présentent un pourcentage de réponses plus élevé.

Nos formations à distance pour approfondir le sujet:
Secrétariat juridique
Secrétariat indépendant/Services de secrétariat à domicile
Secrétariat de direction

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Les perles des mémoires

11/17/2016

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Nous connaissons les « perles du BAC », je vous propose les « perles des mémoires »
Parce que le français n’est pas notre langue maternelle ou parce que nous ne voyons plus nos propres erreurs à force de lire et relire un texte que nous avons rédigé, nous en venons parfois à remettre un travail ou publier des articles contenant quelques petites (ou grosses) erreurs…
En voici quelques-unes trouvées dans des écrits qui m'ont été confiés...

Vous trouverez en annexe les cours donnés (coordonnées) de la personne de contact.
Les donateurs n’apprécient pas de voir leur argent se vaporiser dans des compagnes (campagnes) publicitaires.
Il y a parfois un manque de respect vis-à-vis des personnes diminuées (atteintes d’un handicap).
Le régime actuel n’apporte (ne porte) plus ses fruits.
Cette analyse relève (révèle) l’inefficacité du système.
Actuellement, plusieurs espèces de poissons sont envoi (en voie) de disparition.
Si nous voulons convaincre le public d’un sujet quiconque (quelconque)…
Par induction (déduction), nous pouvons conclure que…
Ceci déclenche un important effet bulle (boule) de neige.
Rien ne pressait (pouvait laisser présager) que l’économie reprendrait.

Donnez à vos écrits la dimension qu’ils méritent en les faisant relire par une professionnelle qui identifiera non seulement les erreurs de syntaxe mais également de typographie, de ponctuation, de mise en page…
Contact

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Gérer la conservation de vos emails traités

10/28/2016

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Selon Douglas Merill (ancien CEO de Google) :
« Le cerveau n’est pas conçu pour répondre aux multiples sollicitations du monde digital sursaturé d’informations instantanées ».

À l’heure de la communication par voie électronique, qui d’entre nous a une boîte de réception qui n’excède pas la taille d’un écran ?
Probablement pas grand monde. Or, il suffit pour y parvenir d’un tant soit peu d’organisation.

Après traitement des courriels qui demandaient une action immédiate (cf. voir notre article précédent sur la réception des emails), nous vous suggérons :

De créer des dossiers (ex : par client, par thème).
D'effacer régulièrement les informations obsolètes (ex: quand un dossier se termine, cela ne s'avère souvent plus nécessaire de conserver l'historique des échanges que vous avez eu à ce sujet).
De sauvegarder soit en local, soit sur un serveur les pièces jointes utiles pour éviter l'encombrement votre boîte mails.

Pour économiser quelques heures d’un temps qui vous est précieux, pensez à déléguer tout ou partie de la gestion de votre boîte mails à un assistant administratif qui se chargera pour vous, non seulement du tri de vos emails, de leur archivage mais également de leur traitement.

Vous resterez maître de vos échanges mais ne perdrez plus de temps à répondre à des demandes qui ne nécessitent pas votre avis d’expert (demande d’informations pratiques relatives à un événement, demande de prix, de documentation, etc.)

Vous êtes entrepreneur, artisan, gérant de TPE/PME… nous sommes à votre disposition pour vous conseiller ou vous seconder : cathy.testelmans@gmail.com

Nos services - Nos formations

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Comment bien gérer la réception de vos emails?

10/19/2016

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En règle générale, un email demandant une réponse devrait être traité dans les 48h.

Si vous estimez ne pas pouvoir respecter ce délai, envoyez au minimum un accusé de réception à l’expéditeur et, idéalement, spécifiez le délai endéans lequel vous pensez pouvoir y répondre.

Voici quelques conseils qui devraient vous aider à organiser de manière efficace le contenu de votre boîte de réception et de pouvoir continuer à travailler de manière plus sereine.

Eliminer d’emblée les messages indésirables (publicités, message d’origine inconnue…)
Faites en suite un tri entre ce qui est :

  Urgent (nécessite une réponse dans l’heure ou à tout le moins dans la journée)
  A faire (tâche qui doit être effectuée dans les jours qui suivent)
   Pour info (newsletters, courriels reçus en copie conforme…)

La conservation de vos courriels sera abordée prochainement dans un autre article.

Si toutefois vous souhaitez approfondir le sujet dès maintenant, nous vous suggérons de suivre l’une de nos formations à distance :

Secrétariat juridique : formation axée sur de nombreux aspects juridiques tels que la législation sociale, le droit civil, le droit commercial, le vocabulaire juridique...
Secrétariat indépendant : formation qui s'adresse à toute personne qui souhaiterait devenir indépendante (démarches à effectuer, à quoi faut-il être attentif...) mais également aux entrepreneurs en activité (comment bien gérer la partie administrative liée à son activité...)
Secrétariat de direction : formation qui s'adresse à toute personne souhaitant travailler dans le domaine administratif (prise de notes, organisation de voyages, classement...)

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October 13th, 2016

10/13/2016

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Pour plus d’efficacité, organisez votre espace de travail

L’organisation de notre poste de travail est souvent négligée.

Or celle-ci va avoir un impact direct sur notre rendement et la qualité de notre travail.

Voici quelques conseils qui vous permettront d’être opérationnel sans perdre une minute !

Le plus important : la surface de votre bureau

Si vous travaillez à la maison, il est indispensable que vous ayez un endroit spécifiquement dédié à votre activité de façon à pouvoir bien dissocier vie privée et vie professionnelle.

Si vous travaillez par exemple sur un petit coin de la table du séjour, votre conjoint ou vos enfants ne verront aucun inconvénient à venir vous interrompre régulièrement.

Sur votre bureau, conservez uniquement ce qui est strictement nécessaire :

- Votre téléphone,
- Votre ordinateur,
- Votre agenda,
- Un stylo à bille et/ou
- Un crayon,
- Le dossier sur lequel vous travaillez.

Nous vous conseillons également de prévoir des « bacs à courrier » (bannettes) qui vous éviteront d’être envahi par la paperasse.

Un Entrant : en fonction du type de suivi requis, vous classerez le document, le traiterez directement, l’indiquerez à l’agenda…

Un En attente pour les courriers qui ne pourront être traités que moyennant un complément d’informations,

Un Sortie où vous déposerez les documents prêts à être envoyés.

Disposez tous ces éléments de manière à ce qu’ils soient fonctionnels, c'est-à-dire en tenant compte du branchement/de la longueur des différents câbles, du fait que vous soyez droitier ou gaucher…

Nous vous recommandons de placer le petit matériel dont vous avez besoin régulièrement (agrafeuse, perforatrice, papier collant/scotch, trombones…) à proximité directe mais plutôt dans un tiroir.

Veillez à placer votre matériel de manière à limiter au maximum vos déplacements !

Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement !

Il est en effet plus rapide de ranger une feuille dans un classeur qui se trouve dans l’armoire placée derrière votre bureau QUE de mettre la feuille dans une chemise plastique que vous placerez ensuite dans un classeur qui se trouve dans une armoire fermée à clef située à l’autre bout de la pièce !

Faites un tri

Quand vous aurez identifié les éléments qui doivent se trouver sur votre bureau ou à proximité directe, prenez tout ce qui reste et commencez le tri :

Ce qui est cassé ou abîmé > poubelle.
Ce que vous n’avez pas utilisé depuis plusieurs mois > poubelle ou à donner si l’objet est encore en bon état.
Débarrassez-vous des papiers inutiles qui peuvent occuper pas mal de place sur votre bureau et générer de la confusion.

Ranger votre bureau, c’est bien ! Encore faut-il le garder en ordre. Pour ce faire, une règle d’or :

CHAQUE CHOSE A SA PLACE UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE

Équipez-vous correctement Veillez à avoir du matériel performant et adapté, vous gagnerez en efficacité. Le matériel de récupération c’est certes écologique mais il n’est pas toujours adapté à vos besoins. Pour votre classement, n’hésitez par exemple pas à miser sur le visuel (par exemple, en adoptant les classeurs de couleurs différentes en fonction des sujets : Achats, Ventes, Banque…).

A VOUS DE JOUER !

Si malgré ces différents conseils, vous continuez à vous sentir dépassés par le côté administratif lié à votre activité, n'hésitez pas à me contacter :

- pour remettre un peu d'ordre dans vos papiers,
- mettre en place une méthode adaptée à vos besoins en matière de gestion administrative,
- pour déléguer tout ou partie de cette gestion.

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Règles d'écritures d'abréviations courantes

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Il y a correcteur et… correcteur !

Concours de dactylographie via internet - 2017

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Les perles des mémoires

Gérer la conservation de vos emails traités

Comment bien gérer la réception de vos emails?

En règle générale, un email demandant une réponse devrait être traité dans les 48h.

Si vous estimez ne pas pouvoir respecter ce délai, envoyez au minimum un accusé de réception à l’expéditeur et, idéalement, spécifiez le délai endéans lequel vous pensez pouvoir y répondre.

October 13th, 2016

CHAQUE CHOSE A SA PLACE UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE

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En règle générale, un email demandant une réponse devrait être traité dans les 48h. Si vous estimez ne pas pouvoir respecter ce délai, envoyez au minimum un accusé de réception à l’expéditeur et, idéalement, spécifiez le délai endéans lequel vous pensez pouvoir y répondre.

CHAQUE CHOSE A SA PLACE UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE

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En règle générale, un email demandant une réponse devrait être traité dans les 48h.

Si vous estimez ne pas pouvoir respecter ce délai, envoyez au minimum un accusé de réception à l’expéditeur et, idéalement, spécifiez le délai endéans lequel vous pensez pouvoir y répondre.