En règle générale, un email demandant une réponse devrait être traité dans les 48h. 

Si vous estimez ne pas pouvoir respecter ce délai, envoyez au minimum un accusé de réception à l’expéditeur et, idéalement, spécifiez le délai endéans lequel vous pensez pouvoir y répondre.

Pour plus d’efficacité, organisez votre espace de travail
​
​L’organisation de notre poste de travail est souvent négligée. 

Or celle-ci va avoir un impact direct sur notre rendement et la qualité de notre travail.

Voici quelques conseils qui vous permettront d’être opérationnel sans perdre une minute !

Le plus important : la surface de votre bureau

Si vous travaillez à la maison, il est indispensable que vous ayez un endroit spécifiquement dédié à votre activité de façon à pouvoir bien dissocier vie privée et vie professionnelle.

Si vous travaillez par exemple sur un petit coin de la table du séjour, votre conjoint ou vos enfants ne verront aucun inconvénient à venir vous interrompre régulièrement.

Sur votre bureau, conservez uniquement ce qui est strictement nécessaire :

- Votre téléphone,
- Votre ordinateur,
- Votre agenda,
- Un stylo à bille et/ou
- Un crayon,
- Le dossier sur lequel vous travaillez.

Nous vous conseillons également de prévoir des « bacs à courrier » (bannettes) qui vous éviteront d’être envahi par la paperasse.

Un Entrant : en fonction du type de suivi requis, vous classerez le document, le traiterez directement, l’indiquerez à l’agenda…

Un En attente pour les courriers qui ne pourront être traités que moyennant un complément d’informations,

Un Sortie où vous déposerez les documents prêts à être envoyés.

Disposez tous ces éléments de manière à ce qu’ils soient fonctionnels, c'est-à-dire en tenant compte du branchement/de la longueur des différents câbles, du fait que vous soyez droitier ou gaucher…

Nous vous recommandons de placer le petit matériel dont vous avez besoin régulièrement (agrafeuse, perforatrice, papier collant/scotch, trombones…) à proximité directe mais plutôt dans un tiroir. 

Veillez à placer votre matériel de manière à limiter au maximum vos déplacements !

Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement ! 

Il est en effet plus rapide de ranger une feuille dans un classeur qui se trouve dans l’armoire placée derrière votre bureau QUE de mettre la feuille dans une chemise plastique que vous placerez ensuite dans un classeur qui se trouve dans une armoire fermée à clef située à l’autre bout de la pièce !

Faites un tri

Quand vous aurez identifié les éléments qui doivent se trouver sur votre bureau ou à proximité directe, prenez tout ce qui reste et commencez le tri :

Ce qui est cassé ou abîmé > poubelle.
Ce que vous n’avez pas utilisé depuis plusieurs mois > poubelle ou à donner si l’objet est encore en bon état.
Débarrassez-vous des papiers inutiles qui peuvent occuper pas mal de place sur votre bureau et générer de la confusion.


Ranger votre bureau, c’est bien ! Encore faut-il le garder en ordre. Pour ce faire, une règle d’or :

  

CHAQUE CHOSE A SA PLACE UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE

 
Équipez-vous correctement Veillez à avoir du matériel performant et adapté, vous gagnerez en efficacité. Le matériel de récupération c’est certes écologique mais il n’est pas toujours adapté à vos besoins. Pour votre classement, n’hésitez par exemple pas à miser sur le visuel (par exemple, en adoptant les classeurs de couleurs différentes en fonction des sujets : Achats, Ventes, Banque…).

A VOUS DE JOUER !

Si malgré ces différents conseils, vous continuez à vous sentir dépassés par le côté administratif lié à votre activité, n'hésitez pas à me contacter :

- pour remettre un peu d'ordre dans vos papiers,
- mettre en place une méthode adaptée à vos besoins en matière de gestion administrative,
​- pour déléguer tout ou partie de cette gestion.